副業やビジネスを始める人が増えたことで、個人事業主やフリーランス以外でも「請求書」の発行が欠かせなくなりました。
在宅勤務によりオンライン商談が増え、名刺交換をする機会が少なくなった今、請求書へのこだわりや意識が変わってきています。
エクセルで簡単に作成することもできますが、大切なお取引を証明するものとしてデザインにもこだわりたいものです。
今回は請求書の役割、請求書を簡単に作成するコツついてお伝えしていきます。
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目次
請求書とは？
「請求書」とは、仕事の取引で発生した料金を支払ってもらうために発行する文書です。フリーランスの場合、納品後に請求書を発行し、取引先からの支払いを受ける流れが一般的です。
取引金額や内容、振込口座・振込手数料の指定は、請求書を発行する側が責任を持って提示する必要があります。
取引先の支払い忘れや、金額に関する食い違いを防止するためにも、非常に重要な文書です。
また、2023年10月1日から適格請求書等保存方式（以下、インボイス制度）がスタートしたことにより、今までの請求書のフォーマットの変更を余儀なくされました。記載が必要となる項目も増えたことにより、請求書を注意して見る意識も高まっています。
ご自身が消費税を納税する「課税事業者」なのか、納税義務がない「免税事業者」なのかをしっかり把握し、その分類に合った請求書を発行することが求められます。
請求書の役割
請求書には以下のような役割があります。
支払いの必要情報を伝える
請求内容や請求に関することを明示することで、取引先とのトラブルを未然に防ぐことができます。
支払いが行われなかった際に督促を行う場合、確実な情報を取引先に送付できているかが焦点になるケースもあります。
さらに、インボイス制度の施行により、納税事業者については「適格請求書発行事業者」としての登録番号の記載も必要となりました。
虚偽の適格請求書の発行や適格請求書と誤認される書類の作成などには厳しい罰則もございます。インボイス制度に則った請求書の作成や見直しは慎重に行いましょう。
※適格請求書とは・・・インボイスとも呼ばれ、一定の事項が記載された請求書や納品書のことをいいます。売主が買主に対して正しい適用税率や消費税額などを伝えることを目的としています。
ブランドアピール
次回の取引につなげるためには、最後の印象も大切です。
請求書は取引の一番最後に見る書類になることが多く、最後の印象として残りやすくなります。
個人事業主やフリーランスにとって印象を残すことは、次のビジネスの機会につなげるためにも必要不可欠です。
請求書を使ってブランドアピールも積極的に行ってみましょう。
以下の二枚ではどちらが印象に残りますか？
A
B
多くの方々がBを選ぶのではないでしょうか。
相手の印象に残ることで、思い出してもらうきっかけを作ることができます。
請求書に必要な項目とは
次に請求書に記載すべき項目について解説します。
必須項目
請求書に必須の項目
- 請求先の氏名または会社名
- 請求元の情報
- 発行日
- 取引内容
- 取引金額
課税事業者の場合
左の項目にプラスして
- 適格請求書発行事業者登録番号
- 適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
必須項目以外の項目
トラブル防止のために
- 請求書番号
- 請求者の捺印
- 振込先
- 振込手数料
- 支払期限
- その他特記事項や備考
必須項目以外の項目については任意とはなりますが、慣例として多くの企業が記載しており、できる限り記載を心がけましょう。
請求書番号の付け方に決まりはなく、なくても問題はありません。
ただし、管理が容易になり、取引先との意思疎通もしやすくなることから、発行者側で管理しやすい番号を付けておくとよいでしょう。
これらのポイントを押さえておくと、請求書として完成度の高いものになります。
各項目の基本的な配置
それぞれの項目はひとつのブロックとして考えると、配置がしやすくなります。
以下はよくあるベーシックな配置の請求書です。
請求先
請求先の名称や住所・連絡先などの情報は、最初に見てほしい要素としてページ左上部にまとめましょう。
窓付き封筒で送付する場合は窓から見える位置に配置するよう微調整も必要です。
請求元
請求書を発行した側の会社名・担当者名・住所・連絡先を記載します。
課税事業者の場合はこのブロックに適格請求書発行事業者の登録番号を記載する会社も多く見かけます。
ページの右上部や、ページ下部に左寄せ・右寄せで記載することが多いです。
発行日、支払期限、請求書番号
公的な文書などでは、日付は右上部に記載されることが多いです。
支払期限とセットで記載しておくと、目につきやすくなります。
請求書番号も添えておけば、問い合わせが発生した時にも便利です。
取引内容、取引金額
一番のメインとなるブロックです。
取引金額はページ中心部に目立つように記載しましょう。
合わせて、取引内容（品目や単価、数量、税率）を明記し、認識に齟齬が生まれないようにします。
課税事業者の場合は、このブロックに適用税率や税率ごとに区分した消費税額を記載するケースがほとんどです。
振込先、その他特記事項や備考
振込先情報や注釈は、ページ下部にまとめておくとよいでしょう。
振込手数料の負担有無についても忘れずに記載しましょう。
印象的な請求書を作成する際のコツ
次に請求書をデザインする場合に気をつけておきたいポイントについて解説します。
見やすさにこだわる
それぞれ項目を見やすく配置するには下記を意識します。
- 字揃え ：左寄せや右寄せを意識して整列させる
- 表 ：取引内容は一覧にしてまとめる
- 箇条書き：情報を羅列する場合は箇条書きでまとめる
- 余白 ：各要素が見やすくなるように十分な余白をいれる
ブランドイメージに合った色を使う
「色」の印象は強く残ります。ブランドイメージに欠かせない大切な要素です。
自分のブランドを思い出してもらうためにも、請求書全体の配色を大切にしましょう。
グラフィック要素を加える
一味違った請求書を発行する時は、下記にこだわってみましょう。
- イラストをワンポイントで入れてみる
- 背景に写真やパターンを使う
- グラデーションを入れ単調さをなくす
これらに気を配るだけで、洗練された請求書に仕上げることができます。
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1.好きなデザインの請求書を選択し「このテンプレートを編集」を押す
2.画像やテキストをカスタマイズする
編集したい文字をクリック。もしくはサイドバーの「テキスト」からテキストボックスを追加。
上部のツールバーでフォントや大きさをお好みで変更してください。
3.完成した請求書をダウンロードする
請求書が完成したら右上の「ダウンロード」をクリック。
ファイルの種類を「PDF」にし、ダウンロードを実行。
ダウンロードしたファイルを開き、印刷したら請求書の完成です。
ひとつひとつのステップが直感的でわかりやすく設計されているので、だれでも簡単にオリジナルの請求書を作成できます。
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データはマイページに保存され、いつでも好きな時に修正できます。
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